Tedarikçi seçmek

Hiçbir şeyden çekmedi
Nasırından çektiği kadar
Yazık oldu Süleyman efendiye
Orhan Veli Kanık

Yazık olmuş gerçekten Süleyman efendiye, belli ki çok çekmiş nasırından.. Orhan Veli’nin yeri bambaşka.. Duru Türkçesi ile yazdıkları insanın içine işler. Bu şiirini her anımsadığımda o Süleyman efendinin yerinde kendimi bulurum. Nasırım yok ama, çektirenim var. Herkesin çektireni kendine göre önemli, benimki de tedarikçilerim.

70’lerde turizm

70’li yıllar, turizmin “patlama” yıllarıydı, dil bilen üniversite öğrenciileri turist rehberliği yapardı. Benim de ilk tedarikçilerim bu sektördendi. Otel kapısında beklerim otobüs gelmez, otobüs kapıdadır şöför kahvaltıya kaybolur, gece turunda şöför kafayı bulur dönerken kaza yapar.. Anadolu’da yüzlerce kilometre yol yapıp yorgun argın otele gelirim, odaların yarısı başka gruba verilmiştir. Çifte rezervasyonu öyleine kanıksamıştık ki, gideceğimiz şehirde tek otel varsa, yolda gördüğümüz diğer turist otobüsleriyle kapışır, tarihi yerleri pas geçer otele ilk girmek için yarışırdık. Deniz Yolları Kartal’da feribot yarım saat erken kaldırınca, otobüsümüz Yalova’ya giderken biz grubun yarısıyla sahilde kalakalmıştık. THY uçak değişti deyince de grubun yarısını İstanbul’dan Antalya’ya otobüsle göndermiştik. O yıllarda hep bu tür sorunlarla uğraşır, sonuçta ne yapar eder turisti memnun eder gönderirdik. Tedarikçilerden kaynaklanan sorunların o sektöre has olduğunu sanıyordum. Çok yanılmışım.

80’lerde mühendislik

80’li yıllarda Almanya’daki mühendislik eğitimi sonrasında Türkiye’de satınalma yaparken bin beterini yaşadım. “Almancı” kafamla, tedarikçilere işin tarifini yapar, teknik resmini verirdim. Gelenin ne ölçüsü tutardı, ne malzemesi, ne de teslim tarihi. Yeni fabrika yatırımında konveyörleri sektörün “en saygın” firmasına ısmarlamış, teslime bir ay kala duruma bakmak için fabrikasına gitmiştim. Daha imalata başlamamıştı bile.. Fabrikanın gecikmesine mi yanarsın, sezonu kaçırdığına mı yanarsın, ihracat taahhüdünü tutturamadığına mı yanarsın.. Milyon dolarlık zarar bir yandan, rezillik öte yandan.. Bana en ağır gelense, böyle dalgacı tedarikçileri defterden silip, zararımın tazminini istemek yerine, onları adam edip siparişini ne yapıp edip almaya uğraşmak zorunda kalmaktı. Tedarikçilerle yeterince uğraşırsam sonrasında rahat ederim sanıyordum. Çok yanılmışım.

90’larda franchise

90’lı yıllarda üretim, ithalat, ihracat, dağıtım, perakende, taahhüt, franchise, eğitim derken, epey farklı alanlarda profesyonel, danışman ve girişimci olarak çalıştım. İster istemez tedarikçilerimin sayısı da arttı, üstelik hiç bilmediğim alanlara da yayıldı. Tedarikçi seçerken biraz eş dost tavsiyesine, biraz çalışmasını, yerini gözümle görmeye, biraz sahibini tanıyıp huyunu suyunu anlamaya ağırlık verirdim. Tedarikçilerle başım hiç dertten kurtulmazdı. Malum, 90’lı yıllar kriz yıllarımızdı. Saddam krizi, Çiller krizi, Döviz krizi, Faiz krizi, Nerdenbuldun krizi, Deprem krizi derken, piyasada sağlam kimse kalmamıştı. Bizim tedarikçiler de “önce can, sonra canan” derler, önce kendilerini kurtarmaya bakar, ölmez sağ kalırlarsa bizim işimizi yaparlardı. Aslında anlayışla karşılamak lazım.

Bir tür “vahşi batı” ortamı vardı o günlerde. Kriz her yanı sarınca, müşterilere güvenilmiyordu, çek-senet elde patlıyordu, müşteri ortadan kayboluveriyordu. Firmaların müşteri tarafında yaşadığı sorun, anında tedarikçiye yansırdı. Çoğunluk sermayesiz çalıştığı için, müşteri ödemezse tedarikçi de para alamazdı. Firmalar birbirlerini idare eder, “sağlam” alıcılarsa kesinlikle geç öderlerdi. Büyük alıcın varsa büyük riskin vardı. Zaten becerebilen herkes bu nedenle perakendeye girdi, sıcak paraya kavuştu. Gerek yurtdışı işlerde, gerekse ithalatta Avrupalı, Amerikalı tedarikçilerim de oldu. Onlarda da var dalgacılar, ama genelde pahalı ama sorunsuz ürünleri var. Uzun süre veriyor, ama zamanında teslim ediyorlar. Her şeye rağmen kriz ortamında bizim tedarikçiler bizi “idare” ettiler. Yabancılara göre bizimkilerin üstün yanının “esneklik” olduğunu sanırdım. Çok yanılmışım.

Tedarikçi rehberi

2000’li yıllarda tedarikçilerin kıymetini anlayınca Kobi Girişim dergisini çıkardığımız dönemde bir “Tedarikçi Rehberi” hazırlamaya giriştim. Franchise verenler aynı işleri defalarca yaptırdıkları için değerli bir bilgiye sahipler. Bir tedarikçi onları ancak bir kez kandırabilir. Deneye yanıla herkes sonunda bir şekilde memnun kaldığı tedarikçilerini buluyor. Franchise firmaların bu deneyimini sektöre yararlı hale getirmek “tedarikçilerimizi paylaşalım” diyen bir yazı hazırladım herkese gönderdim. Kimseden yanıt alamayınca tanıdıklarımdan aramaya başladım. Aldığım yanıt “memnun kaldığım tedarikçimi verirsem herkes iş verir, ben ortada kalırım” oldu.

Böylece bizim Tedarikçi Rehberi hiç yayınlanamadı. İşe yeni girenler de aynı deneme ve yanılmaları tekrarladı durdular. Tutulmayan sözler, geciken sevkiyatlar, kalitesiz ürünler, özensiz hizmetler, şişirilen faturalar herkesin ortak derdi olmayı sürdürüyor. Tedarikçisini saklayan sektör, bir kara liste bile oluşturamıyor. İki gözü, iki kulağı, biraz da referansı olan herkesi adam sanıyorsunuz, iş işten geçtikten sonra eksiğini anlıyorsunuz. Şimdi tedarikçi bilgilerinin paylaşılması için bir ortam hazırladım. Franchise & More web sayfasında marka arama motorunda tedarikçilere de yer verdim. Bu kez franchise verenlerden değil, tedarikçilerden istiyorum kendilerini kaydetmelerini. Referanslarınızı belirtin, biz arar sorarız diyorum. Franchise verenler her ne kadar isim vermese de, sorunca iyiye kötü diyecek değiller ya.

Neden zor

Tedarikçiler çok önemli. Adamı batırır da, çıkarır da.. Yanlış dolapçı seçtiği için dükkanda mal tutamayan, sezonu kaçırınca borcunu ödeyemeyip batanı tanıdım. Bilgisayar bakımını yapan firma yeterli önlem almadığı için sistemi çöken, işleri tıkananı tanıdım. Sizin başınıza gelmedi mi hiç, bir virüsle kayıtlarınızın kaybolması? Belki de “nasılsa hepsi dalgacı” diye düşünüp, kendiniz birşeyler yapıyorsunuz veya işi şansa bırakıyorsunuzdur.

Nasrettin Hoca damdan düşmüş, yerde yatarmış, herkes etrafına toplanmış, ne yapacaklarına dair her kafadan başka ses çıkıyor. Hoca demiş ki, “bırakın yardım etmeyi, bana damdan düşeni bulun”. Aslında bizim tedarikçi seçimi de biraz öyle oluyor. Hep birilerinin canı yanıyor, işin doğrusunu da canı yanmışlar biliyor. Peki şart mı bu? Neden hep aynı hataları tekrarlar dururuz, neden hep hatalardan öğreniriz?

1. Neden: İşi bilmemek
   Tedarikçi seçimindeki başta gelen hata nedeni, işverenin işin esasını, sonucu etkileyen inceliklerini bilmemesi Neyin önemli olduğunu, neyin ne sonuçl doğuracağını bilmeyen, işini tarif de edemiyor, yapılan işi kontrol da edemiyor. Konusunda uzmanlaşmış firma az, herkes hangi iş para kazandırıyorsa saldırıyor. Tedarikçi seçerken süslü laflara, abartılı vaatlere, tanıdık referanslarına, çalışanların yönlendirmelerine dayanıyor. Sonuçlar, ancak uzun süreli kullanım sonrasında ortaya çıkıyor.
    
2. Neden: Eksik rekabet
   Diğer bir sorun da, eksik rekabet ortamı. Genelde firmalar az sayıda bildikleri veya kendilerine önerilen adaylar arasından seçim yapıyorlar. Zaten memnunsa hep aynı firmayla çalışıyor, arada adet yerini bulsun diye alternatif teklifler alıyorlar, onları da mevcut tedarikçileri getiriyor. Uzun zamandır aynı tedarikçiye çalışıyor olmakla da övünüyorlar. Bunun getirdiği rahatlığın bedeli ise, tedarikçinin “müşteri çantada keklik” diye düşündüğünden kendini geliştirmemesi, fiyatını düşürmemesi. Müşteriyi böylesine bağlamanın yolu da genelde acil durumlarda hemen müdahale etmekten, müşterinin bilmediğini ona öğretmekten, müşterisi adına ürün geliştirme çalışması yapmaktan geçiyor. Firma işini bilse tedarikçisinin bilgisine muhtaç olur mu? Gerçekte 2. nedenin asıl nedeni de 1. neden yani.
    
3. Neden: Duygusal seçim
   Tedarikçi seçiminde tanıdıklar, eski çalışanlar, tavsiye edilenler, tatlı dilli satıcılar hep öne çıkıyor. Oysa tavsiye eden kişi bazen iş yaptırdığı için değil, kuzeninin kocası olduğu için söylemiş olabiliyor, yani kişiyi tanıyor, işini hiç bilmiyor. Ayrıca iş yaptırmış olsa bile, diğer firmaya aynı derecede uygun olup olmadığı hala meçhul. Seçimini böylesine duygusal yapılmasının bir nedeni o işi yapabilecek firmaların tam bir listesinin elde olmaması, diğer nedeni işverenin işi bilmemesinen ötürü tanımadığına kazıklanmaktansa “hiç olmazsa aracı olana sitem ederim” diyerek tanıdığını seçmesi. Yani 3. nedenin gerçek nedeni de 1. neden oluyor.
    
4. Neden: Ucuza kaçma
   Herkesin parası kıymetli. Ya sınırlı bütçesi olduğundan, veya daha düşük fiyat veren çıktığından, tercih doğal olarak etiket fiyatına göre yapılıyor. Pahalı olanın sağlayabileceği ilave yararlar veya ortadan kaldırdığı riskler varsa bile, anlaşılamazsa dikkate alınamıyor. Ucuzu seçen neyi kaybettiğini çoğu zaman hiç anlamıyor bile. Yani 4. nedenin de gerçek nedeni 1. neden oluyor.
    
5. Neden: Danışmama
   Bilmediğini bilmek, bilene sormak da bir marifet. Gelişmiş ülkelerde bilmediği işte danışman kullanıyorlar, zaman kaybetmiyor, deneyip yanılmıyorlar. Fatura kesip hizmet veren danışman da yaptığı işin sorumluluğunu taşıyor. Bizim girişimcimiz herkesi kendi gibi bildiğinden, danışmana güvenmiyor. Diğer yandan kerameti kendinden menkul danışman da kitaptan iki laf edip gidiyor. Sanırım kültürümüzde başkasından akıl almaya engel bir önyargı da var. Ben danışmanlık verirken, müşterimin danışmadan karar alıp zarar ettiğini defalarca yaşadım. Alınan kararın sonuçlarının ne olabileceği konusunda fikir sahibi olmayan, deneme cesaretini ve hevesini buluyor. Yani 5. nedenin de gerçek nedeni 1. neden oluyor.

Nasıl çalışmalı

Tedarikçi seçmenin yolu, ne istediğini bilmekten geçiyor. Ya vereceğiniz işin inceliklerini bileceksiniz, veya öğreneceksiniz. Eğer kadronuzda işi bilen varsa ne ala.. Yoksa “damdan düşeni” bulacaksınız. Eşe dosta sorarak yardım alabiliyorsanız ne ala.. Yoksa danışmanlık alacaksınz. Bu size ileride doğacak belirsiz maliyetten kesinlikle daha ucuza gelecektir.

Akıllı satınalmacı, bilmediğini satıcılardan öğrenir. Eğer doğru firmalardan teklif almayı becerebilirseniz, hem işin inceliklerini öğrenirsiniz, hem doğru tedarikçiyi seçersiniz. Bunun için ne yapıp edip sektör lideri, rakibinizin tedarikçisi, işin eskisi gibi özellikleri olan tedarikçilerle görüşmelisiniz. Her birine rakiplerinden üstün yanını, kimlere hizmet verdiğini, fiyatını neyle hakettiğini sorarsanız, bir sonraki tedarikçiyle konuşacak konularınız çoğalır. 3-4 adayla görüştükten sonra siz de işin inceliklerini öğrenirsiniz. Referans verdiği firmalarla da konuşursanız, kimin sizin için en uygun tedarikçi (veya danışman) olacağına kolayca karar verebilirsiniz. Bu yöntem bir tanıdıktan tavsiye alıp kısa bir pazarlıkla başlamaktan daha zahmetli ama daha sağlam olacaktır.

İşe başlarken detayları içeren bir anlaşma yapmak şart. Sadece sorun olursa sorumluyu belirlemek için değil, sorun olmaması için de lazım anlaşma. Teslim süresi, teslim yeri, kabul kriteri, hata ve gecikme halinde yaptırımlar, ödeme şekli ve zamanı gibi detaylar baştan iyi belirlenmezse büyük olasılıkla sorun yaşanıyor.

Yeni bir tedarikçiyle çalışırken, ona nereye kadar güveneceğinizi anlamak için, baştan yoğun talepte bulunmakta yarar var. Performansını, kalitesini, teslim süresini görür, ileride ondan ne bekleyecebileceğinizi baştan bilirsiniz.

Tek tedarikçiyle çalışmak veya çok tedarikçiyi kapıştırmak bir yönetim ve kalite felsefesi gibi sunuluyor. Oysa sorun başka. İşinin inceliğini bilmeyen, tek tedarikçiyle çalışamaz, çalışırsa yüksek bedel öder. İşini bilmese bile, ödediği bedelin normalden yüksek olup olmadığını tedarikçisinin arabasından, ofisinden rahatlıkla anlayabilir. İşinin inceliklerini bilen ise, yeterince güçlü miktarlar alıyorsa, maliyetleri iyi bilir ve makul kar bırakırsa tek tedarikçiyi kendine tam bağlayarak daha iyi verim alabilir. Ancak ülkemizde böyle düşünen ve davranan satınalmacı ve tedarikçi yok gibi.